Hvorfor lukningen af sagen er en nyttig grænse for opbevaring
Rekrutteringsteams ved som regel godt, hvornår en stilling er besat eller opgivet, men sagen bliver ofte stående åben i systemet. Så er det uklart, hvornår opbevaringsperioden begynder at løbe, og det bliver fristende at gemme ansøgninger “for en sikkerheds skyld”. Lukningen er en praktisk grænse: Den markerer, at det aktive rekrutteringsarbejde er slut, og at det nu skal vurderes, hvad der stadig skal gemmes.
EU's databeskyttelsesforordning (GDPR) kræver, at personoplysninger ikke opbevares længere end nødvendigt til formålet, og anerkender samtidig, at den rette periode afhænger af sammenhængen. Denne guide er en praktisk tjekliste – ikke en universel juridisk opbevaringsperiode og ikke juridisk rådgivning.
Sådan forholder de nationale tilsyn sig til seks måneder
Datatilsynene anvender princippet om ikke at opbevare oplysninger længere end nødvendigt forskelligt, når det gælder ansøgere, der ikke fik stillingen:
- Det hollandske Autoriteit Persoonsgegevens skriver, at det er sædvanligt at slette oplysningerne senest fire uger efter, at ansættelsesforløbet er afsluttet, eller op til ét år, hvis ansøgeren giver samtykke.
- Det polske datatilsyn, UODO, anbefaler i sin vejledning til arbejdsgivere, at oplysninger om kandidater, der ikke blev ansat, slettes straks, når rekrutteringen er afsluttet, medmindre kandidaten giver samtykke til at komme i betragtning ved fremtidige rekrutteringer. En dom fra den polske øverste forvaltningsdomstol fra 2024 accepterede dog opbevaring i op til tre år for at kunne forsvare sig mod krav, så praksis er ikke afklaret.
- Det danske Datatilsynet har accepteret opbevaringsperioder fra seks måneder og op til tre år, når virksomheden har behov for at kunne dokumentere rekrutteringsforløbet.
Produktets seksmånedersrutine er altså længere end udgangspunktet hos det hollandske og det polske tilsyn. Hvis jeres periode er kortere, skal I selv slette kandidaterne eller hele sagen i Skilltage. Den planlagte sletning er et sikkerhedsnet – ikke jeres opbevaringspolitik.
Tre beslutninger, før sagen lukkes
- Er formålet med rekrutteringen opfyldt? Notér, om stillingen blev besat, sat på pause, annulleret eller erstattet af en anden sag. Luk ikke en sag blot for at få fristen til at løbe, mens samtaler eller en godkendt opfølgning stadig er i gang.
- Hvilke data er der stadig brug for? Skeln mellem kandidatdokumenter, udtrukne CV-data, vurderinger, gennemgangsstatus og udkast på den ene side og jobbriefet, sagsnoter og andre driftsoplysninger på den anden.
- Hvilke instruktioner og krav gælder? Tjek organisationens dokumenterede instruktioner om opbevaring, processen for databeskyttelse og eventuelle lokale krav om dokumentation, fx i forbindelse med klager eller tvister. Eskalér tvivlsspørgsmål i stedet for selv at opfinde en undtagelse.
Sådan fungerer Skilltages rutine, når en sag lukkes
Skilltage-vejledning: Første gang en rekrutteringssag får status Lukket, registrerer Skilltage lukkedatoen. En ugentlig sletterutine finder de sager, der har været lukket i mindst seks måneder. For hver sag sletter den videooptagelser fra videointerviews og sagens velkomstvideoer, sagens interaktionshistorik og de uploadede kandidatdokumenter. Dokumenterne fjernes fra fillageret, før kandidat- og dokumentposterne slettes; udtrukne CV-data, vurderinger, gennemgangsstatus, udkast til handlinger og kvitteringer for interaktioner med kandidater slettes sammen med dem. Når alle disse trin er lykkedes, sletter rutinen også sagens log over handlinger foretaget af mennesker og AI. Selve rekrutteringssagen, jobbriefet og udkastene til jobannoncen bevares.
Uafhængigt af lukningen sletter den samme ugentlige kørsel anmodninger om videointerview, der blev annulleret, eller hvis frist udløb, for mere end 30 dage siden, sammen med optagelserne, og den fjerner velkomstvideoer, der ikke længere er i brug.
Genåbnes sagen før sletningen, nulstilles lukkedatoen. Rutinen tager udgangspunkt i lukningen af sagen, ikke i datoen for afgørelsen om den enkelte kandidat. Det er en teknisk foranstaltning i produktet – ikke et løfte om, at alle organisationers lovlige opbevaringsperiode er seks måneder.
Eksempel: lukning af en besat stilling
Teamet ansætter til stillingen “Teamleder, vedligehold” den 12. august. Samtaler og kommunikation med kandidaterne er afsluttet, så den ansvarlige lukker sagen den 15. august og registrerer årsagen “Stillingen er besat”. Teamet tjekker, om en dokumenteret instruktion kræver tidligere sletning eller en særskilt registrering. Hvis ikke, regnes produktets seksmånedersperiode fra den 15. august. Jobbriefet bevares som driftshistorik, og kandidatdataene er planlagt til sletning.
Tjekliste til lukning af sagen
- Resultatet for stillingen og årsagen til lukningen er registreret.
- Ingen samtaler, særlige hensyn til ansøgere, kandidatkommunikation eller godkendte gennemgange står åbne.
- Dokumenterede instruktioner om opbevaring og eskaleringsveje for databeskyttelse er tjekket.
- Kandidatdata er holdt adskilt fra jobbriefet og selve sagen.
- Lukkedatoen er synlig for teamet, og sagen kan genåbnes, hvis arbejdet genoptages.
- Teamet ved, at sletningen kører ugentligt og derfor ikke nødvendigvis sker på præcis den dag, hvor de seks måneder er gået.
- Hvis den gældende periode er kortere end seks måneder, slettes kandidatdata manuelt i stedet for at vente på den planlagte sletning.
- Fejl ved sletning og usædvanlige anmodninger eskaleres; genskab ikke slettet kandidatmateriale fra eksporter.
Begrænsninger og afgrænsning
Regler for opbevaring kan variere efter land, stilling, dokumenterede instruktioner, verserende klager eller retssager og organisationens ansvar som dataansvarlig. Denne artikel tager ikke stilling til de spørgsmål, etablerer ikke en bevaringspligt i forbindelse med en tvist (legal hold) og giver ikke kunden mulighed for selv at ændre opbevaringsperioden. Skilltages nuværende rutine sletter ikke rekrutteringssagen eller udkastene til jobbrief og jobannonce, og den bruger ikke tidspunktet for afgørelsen om den enkelte kandidat som udgangspunkt. Kontrollér den relevante privatlivspolitik, databehandleraftale og interne politik, før ansøgerne får oplyst en opbevaringsperiode.
Skilltage-vejledning
Skilltage er udviklet til B2B-rekrutteringsforløb, der er tilrettelagt efter GDPR, hvor kunden er dataansvarlig, og Skilltage er databehandler. Det omfatter AI-assistance, som mennesker gennemgår, mulighed for at slette data og oprydning i kandidatdata efter lukning af sagen. Produktet hjælper med at gøre grænsen tydelig; organisationen er fortsat ansvarlig for sit behandlingsgrundlag, sine instruktioner, sin oplysning til ansøgerne, særlige hensyn og de endelige beslutninger.
Næste skridt
Ved næste evaluering af et afsluttet rekrutteringsforløb: Luk én sag bevidst, og notér de tre beslutninger ovenfor. Sammenhold derefter grænsen for, hvad der slettes, med privatlivspolitikken og de dokumenterede instruktioner. Læs guiden om evidensbaseret CV-screening om den gennemgangspraksis, der bør gå forud for sletningen.
Læs også
Brug guiden om manglende oplysninger i CV'et til at undgå, at uafklarede punkter bliver til en uregistreret afslagsgrund, og tjeklisten til vurdering af AI-rekrutteringsværktøjer til at spørge leverandører, hvor sletning og opbevaring faktisk sker.