Hvorfor sagslukning er en nyttig grænse
Når et job er besat eller annulleret, bør teamet markere rekrutteringssagen som lukket. Ellers er starttidspunktet for opbevaring uklart, og filer bliver liggende “for en sikkerheds skyld”. Lukningen markerer, at det aktive arbejde er slut og at teamet skal vurdere, hvad der stadig skal gemmes.
GDPR kræver, at data ikke gemmes længere end nødvendigt til formålet. Den rette periode afhænger af konteksten. Denne tekst er en driftsvejledning, ikke juridisk rådgivning eller en universel frist.
Tre beslutninger før lukning
- Er ansættelsesformålet afsluttet? Notér om rollen blev besat, sat på pause eller annulleret.
- Hvilke beviser er fortsat nødvendige? Skeln kandidatdokumenter, parsing, evalueringer og noter fra jobbrief og sagens driftsdata.
- Hvilke instruktioner gælder? Tjek kundens instruktioner, privatlivsproces og lokale krav; eskalér tvivl.
Sådan fungerer Skilltage-rutinen
Skilltage-vejledning: Når en sag går til closed, registrerer backend closed_at. Den ugentlige oprydning finder sager, der har været lukkede i mindst seks måneder. Uploadede kandidatdokumenter slettes fra lageret, hvorefter kandidat- og dokumentrækker fjernes; parsed CV-data, evalueringer, reviewstatus og udkast følger med. Rekrutteringssagen, jobbriefen og jobannonceudkastet bliver.
Genåbnes sagen før oprydning, nulstilles lukkedatoen. Rutinen følger sagslukning – ikke kandidatens afgørelsesdato. Seks måneder er en produktindstilling, ikke et løfte om den rette juridiske periode for alle.
Eksempel og tjekliste
Et team afslutter ansættelsen 15. august og lukker sagen med årsagen “rolle besat”. Efter kontrol af instruktioner måles seksmånedersvinduet fra denne dato. Jobbriefen kan bruges i driftshistorikken; kandidatbeviserne er planlagt til oprydning.
- Resultat og årsag er registreret.
- Ingen samtale, tilpasning eller godkendt opfølgning står åben.
- Instruktioner og eskaleringsvej er tjekket.
- Kandidatbeviser er skilt fra jobbrief og sagsdata.
- Teamet kender den ugentlige, ikke øjeblikkelige, oprydning.
Grænser og næste skridt
Perioder kan afhænge af land, rolle, kundens instruktioner og en konkret tvist. Artiklen opretter ikke legal hold eller kundespecifik override. Organisationen er ansvarlig for grundlag, information, tilpasninger og endelig beslutning.
Luk én afsluttet sag på næste retrospektiv og sammenhold grænsen med privatlivstekst og instruktioner. Se guiden om evidensbaseret CV-screening og tjeklisten til AI-rekrutteringsværktøjer.