Därför är en avslutad rekrytering en bra utgångspunkt för gallring
Rekryteringsteam vet ofta när en tjänst är tillsatt eller har dragits tillbaka, men låter rekryteringen stå öppen i systemet. Då blir det oklart när lagringstiden börjar löpa, och det blir lätt att kandidatuppgifter sparas ”för säkerhets skull”. Att avsluta rekryteringen ger en praktisk gräns i verksamheten: det markerar att det aktiva rekryteringsarbetet är slut och sätter i gång en genomgång av vad som fortfarande behöver sparas.
EU:s dataskyddsförordning (GDPR) kräver att personuppgifter inte sparas längre än vad som är nödvändigt för ändamålet, men erkänner samtidigt att den lämpliga tiden beror på sammanhanget. Den här guiden är en praktisk checklista, inte en allmängiltig lagstadgad lagringstid eller juridisk rådgivning.
Så förhåller sig nationell vägledning till sex månader
Dataskyddsmyndigheterna tillämpar samma regel – ”inte längre än nödvändigt” – på olika sätt för sökande som inte fick jobbet:
- Nederländska Autoriteit Persoonsgegevens skriver att det är brukligt att radera deras uppgifter senast fyra veckor efter att rekryteringen har avslutats, eller efter upp till ett år om den sökande samtycker.
- Polska UODO:s guide för arbetsgivare anger att uppgifter om en kandidat som inte anställdes ska raderas snarast när rekryteringen är avslutad, om inte kandidaten samtycker till att delta i framtida rekryteringar. En dom från 2024 i Polens högsta förvaltningsdomstol godtog att uppgifterna sparas i upp till tre år för att arbetsgivaren ska kunna försvara sig mot rättsliga anspråk, så praxis är inte fastlagd.
- Danska Datatilsynet har godtagit perioder från sex månader upp till tre år när en arbetsgivare behöver kunna dokumentera rekryteringsprocessen.
Produktens gallring efter sex månader är alltså längre än utgångspunkten hos de nederländska och polska myndigheterna. Om er lagringstid är kortare: radera själva kandidaterna eller hela rekryteringen i Skilltage och se den schemalagda gallringen som ett skyddsnät snarare än som er gallringspolicy.
Tre beslut att fatta innan du avslutar
- Är syftet med rekryteringen uppnått? Dokumentera om tjänsten tillsattes, pausades, avbröts eller ersattes. Avsluta inte en rekrytering bara för att starta klockan medan intervjuer eller en godkänd uppföljning fortfarande pågår.
- Vilka underlag behövs fortfarande? Skilj kandidatdokument, tolkade CV-uppgifter, bedömningar, granskningsstatus och utkast från rollbeskrivningen, anteckningar om rekryteringen och andra operativa uppgifter.
- Vilka instruktioner eller begränsningar gäller? Kontrollera organisationens dokumenterade instruktioner om lagringstid, rutinerna för dataskydd och eventuella lokala krav på dokumentation eller hantering av tvister. Eskalera osäkerhet i stället för att hitta på ett undantag.
Så fungerar Skilltages rutin när en rekrytering avslutas
Skilltages vägledning: när en rekrytering för första gången får statusen Avslutad registrerar Skilltage datumet. En gallring som körs varje vecka väljer ut rekryteringar som har varit avslutade i minst sex månader. För varje sådan rekrytering raderas inspelningar av videointervjuer och rekryteringens välkomstvideor, kontakthistoriken och de uppladdade kandidatdokumenten. Dokumenten tas bort från fillagringen innan posterna för kandidaterna och dokumenten raderas. Tolkade CV-uppgifter, bedömningar, granskningsstatus, utkast till åtgärder och kvittenser på kandidatkontakter raderas tillsammans med de posterna. När alla steg har lyckats raderar gallringen även rekryteringens aktivitetslogg över mänskliga åtgärder och AI-åtgärder. Själva rekryteringen, rollbeskrivningen och underlagen från arbetet med annonsutkastet finns kvar.
Oberoende av om rekryteringen avslutas raderar samma veckokörning inbjudningar till videointervju som avbröts, eller vars svarstid gick ut, för mer än 30 dagar sedan, tillsammans med inspelningarna. Den tar också bort välkomstvideor som inte längre används.
Om rekryteringen öppnas igen innan gallringen har skett tas avslutningsdatumet bort. Rutinen utgår från när rekryteringen avslutades, inte från datumet för beslutet om en enskild kandidat. Den är en kontroll i produkten, inte ett löfte om att varje organisations lagliga lagringstid är sex månader.
Exempel: en tillsatt tjänst avslutas
Teamet anställer till tjänsten ”Underhållsledare” den 12 augusti. Intervjuerna och kontakten med kandidaterna är avklarade, så den ansvariga markerar rekryteringen som avslutad den 15 augusti och anger orsaken ”tjänsten tillsatt”. Teamet kontrollerar om någon dokumenterad instruktion kräver att uppgifter raderas tidigare eller dokumenteras separat. Om inte, räknas produktens sex månader fram till gallring från den 15 augusti. Rollbeskrivningen finns kvar som historik för verksamheten, medan kandidatunderlaget är schemalagt för gallring.
Checklista när rekryteringen avslutas
- Utfallet för tjänsten och orsaken till att rekryteringen avslutas är dokumenterade.
- Ingen intervju, anpassning, kandidatkontakt eller godkänd granskning pågår fortfarande.
- Dokumenterade instruktioner om lagringstid och vägar för att eskalera dataskyddsfrågor har kontrollerats.
- Kandidatunderlaget hålls isär från rollbeskrivningen och uppgifterna om rekryteringen.
- Avslutningsdatumet syns för teamet, och rekryteringen kan öppnas igen om arbetet återupptas.
- Teamet vet att gallringen körs en gång i veckan, så raderingen sker kanske inte exakt på dagen sex månader senare.
- Om er tillämpliga lagringstid är kortare än sex månader raderas kandidatuppgifterna manuellt i stället för att ni väntar på den schemalagda gallringen.
- Misslyckade raderingar och ovanliga begäranden eskaleras. Återskapa inte ett raderat kandidatunderlag från exporter.
Begränsningar och beslutsgränser
Reglerna för lagring kan skilja sig åt beroende på land, roll, dokumenterade instruktioner, pågående tvister eller klagomål och organisationens ansvar som personuppgiftsansvarig. Den här artikeln avgör inte de frågorna, skapar ingen spärr mot radering inför en rättslig process och ger inte kunden någon möjlighet att själv ändra lagringstiden. Skilltages nuvarande rutin raderar inte själva rekryteringen eller underlagen från arbetet med annonsen, och den utgår inte från tidpunkten för beslutet om en kandidat. Kontrollera gällande integritetspolicy, personuppgiftsbiträdesavtal och interna riktlinjer innan du anger en lagringstid för kandidaterna.
Skilltages vägledning
Skilltage är utformat för B2B-rekrytering i linje med dataskyddsförordningen (GDPR): kunden är personuppgiftsansvarig och Skilltage personuppgiftsbiträde, AI-stödet granskas av människor, det finns sätt att radera uppgifter och kandidatunderlaget gallras när en rekrytering har avslutats. Produkten hjälper till att göra gränsen tydlig, men organisationen ansvarar fortfarande för sin rättsliga grund, sina instruktioner, sin information till kandidaterna, anpassningar och de slutliga besluten.
Nästa steg
Vid er nästa utvärdering av en rekrytering: avsluta en färdig rekrytering medvetet och dokumentera de tre besluten ovan. Jämför sedan gränsen för underlaget med er integritetspolicy och era dokumenterade instruktioner. Läs guiden om CV-granskning utifrån belägg för att se vilken granskningsrutin som bör komma före gallringen.
Relaterade resurser
Använd guiden om saknade belägg för att olösta frågor om belägg inte ska bli ett odokumenterat skäl till avslag, och checklistan för att utvärdera AI-verktyg för rekrytering för att fråga leverantörer var radering och lagring faktiskt sker.