Hvorfor “vi bruger AI” ikke er nok
Kandidater bør ikke selv skulle regne ud, hvordan en rekrutteringsproces foregår, ud fra en generel sætning som “vi bruger AI”. Den svarer ikke på det, de har brug for at vide: Hvor bruges AI, hvilke oplysninger behandles, hvem kontrollerer resultatet, og hvem træffer beslutningen?
Denne guide giver rekrutteringsansvarlige en praktisk model for åbenhed over for kandidaterne. Det er praktisk vejledning, ikke juridisk rådgivning. Afstem teksten, behandlingsgrundlaget, opbevaringsperioden, indsigtsretten, håndteringen af særlige hensyn og muligheden for indsigelse med jeres rådgivere inden for databeskyttelse og ansættelsesret i hvert land, I rekrutterer i.
Tre spørgsmål, en god tekst besvarer
- Hvor og hvorfor? Nævn trinnet i rekrutteringen og det afgrænsede formål, f.eks. at strukturere oplysningerne i CV'et ud fra de aftalte krav til stillingen.
- Hvad sker der så? Forklar, hvad værktøjet giver, hvad det ikke kan fastslå, og hvem der kontrollerer kildematerialet.
- Hvordan kan jeg reagere? Giv en kontaktvej, som nogen faktisk læser og besvarer, til spørgsmål, rettelser, behov for tilgængelighed og ønsker om at få noget forklaret af et menneske.
Fire byggesten til åbenhed
1. Sig konkret, hvad AI hjælper med – ikke bare, at der er et system
Brug almindelige ord: “Vi bruger software med AI-funktioner, der hjælper vores rekrutteringsteam med at strukturere oplysningerne i ansøgningsmaterialet.” Undgå at nævne funktioner, produktet ikke har, f.eks. automatisk ansættelse eller en garanteret rangering. Angiv trinnet (f.eks. gennemgang af CV'er) og formålet (f.eks. at finde belæg for de krav, der står i stillingsopslaget).
2. Beskriv, hvad værktøjet bruger, og hvad det viser
Fortæl kandidaterne, hvilke dele af ansøgningsmaterialet der indgår, og hvad den, der gennemgår ansøgningen, får at se: udtrukne oplysninger, belæg for hvert krav, uafklarede punkter eller spørgsmål til opfølgning. Giv ikke indtryk af, at et resultat er en kendsgerning om personen. Forklar, at noget, der mangler, måske bare ikke er bekræftet endnu, og at den, der gennemgår ansøgningen, kan gå tilbage til kildedokumentet.
3. Gør det tydeligt, hvor mennesket beslutter
Angiv, hvilke handlinger der kræver en person med beføjelse til det: at vurdere belægget, at beslutte, om kandidaten går videre eller får afslag, at registrere en begrundelse og at sende beskeder til kandidaten. Hvis en arbejdsgang har en undtagelse eller et separat automatiseret trin, så beskriv det præcist i stedet for at nøjes med en generel formulering om “human in the loop”.
4. Giv en kontaktvej, der virker
Teksten skal have en ansvarlig og en kontaktvej. Angiv en mailadresse eller en formular, som nogen læser og besvarer, og skriv, hvilke oplysninger kandidaten skal sende med, og hvad der sker bagefter. Send anmodninger om rettelser videre til det team, der kan se ansøgningen, og henvendelser om persondata og rettigheder til jeres kontaktperson for databeskyttelse. Oplys også, hvor kandidaten kan henvende sig om tilgængelighed eller særlige hensyn, hvor det er relevant.
Eksempel
Uklart: “Ansøgninger kan blive behandlet af AI.”
Tydeligere: “Når vi gennemgår CV'er, bruger vores rekrutteringsteam AI-understøttet software til at strukturere oplysningerne fra din ansøgning ud fra kravene til stillingen. Softwaren kan markere relevante oplysninger, uafklarede punkter og mulige opfølgende spørgsmål for den, der gennemgår din ansøgning. En rekrutteringsansvarlig kontrollerer kildematerialet og beslutter, om du går videre; softwaren sender ikke beskeder til kandidater og træffer ikke selv beslutninger om ansættelse. Kontakt [navngiven kontaktperson i rekrutteringsteamet], hvis oplysninger er forkerte, hvis du har brug for særlige hensyn, eller hvis du vil vide mere om dette trin.”
Hold eksemplet i overensstemmelse med den faktiske arbejdsgang. Lov ikke en klageadgang, en forklaring eller en sletning, som processen i praksis ikke kan leve op til.
Tjekliste til teksten om AI
- Teksten nævner, hvilket trin AI hjælper i, og til hvad.
- Det fremgår, hvilket materiale der indgår, og hvilken slags resultat værktøjet giver, uden at slutninger fremstilles som fakta.
- Det er tydeligt, at mennesker står for gennemgangen, beslutningen om at gå videre eller give afslag og kommunikationen med kandidaterne.
- Kontaktvejene til rettelser, spørgsmål, persondata og særlige hensyn har en ansvarlig og bliver fulgt op.
- Teksten findes på de sprog, kandidaterne læser, og er til at forstå for dem.
- De ansvarlige for produkt, databeskyttelse, HR og jura har gennemgået den aktuelle arbejdsgang.
- Teksten har et versionsnummer og bliver tjekket, hver gang arbejdsgangen eller leverandøren ændres.
Skilltage-vejledning og begrænsninger
Skilltage-vejledning: Gør belægget for hvert krav muligt at efterprøve, hold usikkerhed synlig, og lad det kræve en udtrykkelig handling fra en rekrutteringsansvarlig, før en kandidat går videre eller får en besked. Det gør gennemgangen lettere at forstå, men det dokumenterer ikke, at reglerne er overholdt, beviser ikke, at processen er retfærdig, og erstatter hverken jeres privatlivspolitik, konsekvensanalyse, håndtering af særlige hensyn eller den faglige vurdering i ansættelsen.
Også med AI-understøttet gennemgang kan mangler i kildedokumenterne, uensartede krav og fejl hos den, der gennemgår ansøgningerne, slå igennem. Hold øje med, hvordan arbejdsgangen fungerer i praksis, dokumentér væsentlige ændringer, og sørg for, at kandidater, der har brug for en afklaring eller en rettelse, kan komme i kontakt med et menneske.
Næste skridt
Tag den næste stilling, I skal besætte, og skriv en tekst på fem sætninger ud fra de fire byggesten. Bed den produktansvarlige og den, der står for databeskyttelse, om at holde hver sætning op mod den faktiske arbejdsgang, før teksten offentliggøres. Læs derefter mere om grænserne for belæg i guiden om CV-screening med belægget i centrum.
Læs også
Fortsæt med strukturerede stillingskrav og hvordan I vurderer AI-værktøjer til rekruttering, før I ændrer jeres screeningsproces.