Beskeden er det sidste trin, ikke beslutningen
En fast skabelon kan gøre jeres afslag mere ensartede. Den kan ikke afgøre, hvem der skal have afslag, og den gør ikke en halvfærdig vurdering forsvarlig. Før mailen sendes, bør en ansvarlig person have holdt jobkriterierne op mod dokumentationen i ansøgningen, afklaret væsentlig tvivl, valgt udfaldet og noteret, hvem der står bag beslutningen.
Den britiske rådgivningsinstitution Acas skriver, at ansøgere kan spørge om begrundelsen, rekrutteringsreglerne eller feedback, mens arbejdsgiveren må vurdere, hvad den med sikkerhed kan oplyse i den konkrete situation. Det Europæiske Databeskyttelsesråd fremhæver rigtighed og dataminimering, når organisationer behandler personoplysninger. Det giver en brugbar tommelfingerregel: Meld udfaldet klart ud, men kopiér ikke alle interne iagttagelser ind i beskeden til kandidaten.
Guiden er praktisk vejledning, ikke juridisk rådgivning. Pligterne inden for ansættelsesret, ligebehandling, databeskyttelse, feedback, opbevaring af data og rimelige tilpasninger varierer fra land til land og fra sag til sag. Afklar processen med relevante lokale rådgivere.
Fire slags dokumentation, der skal holdes adskilt
1. Beslutningsgrundlag
Beslutningsnotatet skal indeholde det godkendte krav, dokumentationen i ansøgningen, den tvivl, der stadig står åben, hvad vurdereren gjorde, det valgte udfald, den ansvarlige og tidspunktet. Brug ikke en AI-score som begrundelse, og konstruér ikke en begrundelse, efter at status er ændret. Beslutningsnotatet med fem felter kan også bruges, når en ansøger ikke går videre.
2. Besked til kandidaten
Mailen skal nævne stillingen, sige udfaldet ligeud uden at pakke det ind, takke kandidaten og forklare et eventuelt næste skridt eller en kontaktvej. Tag kun detaljeret feedback med, når et menneske har gennemgået den, organisationen kan stå inde for den, og formuleringen passer til kandidaten og markedet.
3. Intern note
Intern kontekst kan være oplysninger til en overdragelse, et spørgsmål, som HR skal se på, eller et ønske om tilpasning, som endnu ikke har en ansvarlig. Opbevar den i det rette system med begrænset adgang. Noten er ikke et skjult tillæg til afslaget og bør ikke indeholde irrelevante formodninger eller kopierede følsomme oplysninger.
4. Systemlog
Log de driftsoplysninger, der skal til for at forstå afsendelsen: modtager, emne, afsender, tidspunkt, besked-id og de leveringshændelser, der er tilgængelige. At en mail står som sendt eller leveret, beviser ikke, at kandidaten har læst eller forstået den. Returmails og spamklager kræver, at nogen har ansvaret for opfølgningen.
En skabelon, der kan tilpasses det enkelte marked
Emne: Status på din ansøgning til [stilling]
Hej [kandidatens fornavn]
Tak for den tid, du har brugt på at søge stillingen som [stilling], og for [samtalen eller det relevante trin, hvis det er aktuelt].
Vores rekrutteringsteam har nu vurderet din ansøgning og har desværre besluttet, at du ikke går videre til næste trin.
[Valgfri, gennemgået feedback: ét kort, jobrelevant punkt, som organisationen er parat til at forklare på samme måde over for alle. Udelad afsnittet, hvis det ikke kan underbygges eller ikke er passende.]
Hvis du har brug for, at vi kommunikerer med dig på en anden måde, eller hvis du har spørgsmål til forløbet, er du velkommen til at kontakte [kontaktvej med en ansvarlig].
Tak igen for din interesse for [organisation].
Venlig hilsen [navngiven person eller rekrutteringsteam]
Tilpas tone, hilsen, tiltaleform og forventninger til svar til sproget og markedet. Oversæt ikke faste vendinger ord for ord. Lov ikke, at sagen bliver taget op igen, at I vender tilbage senere, at data bliver slettet, at der kommer detaljeret feedback, eller at der svares inden for en bestemt tid, medmindre processen faktisk kan leve op til det.
Eksempel: fjern det, der ikke kan underbygges
Kan ikke underbygges: “Vores AI vurderede, at du ikke passede ind i kulturen, og andre kandidater scorede højere.”
Formuleringen lægger beslutningen over på softwaren, indfører et udefineret kriterium og giver ikke kandidaten en pålidelig kontakt til et menneske.
Klar til afsendelse: “Vores rekrutteringsteam har vurderet din ansøgning i forhold til kravene til stillingen som produktionsleder og har besluttet ikke at gå videre med den. Tak for de eksempler, du gav under samtalen. Hvis du har spørgsmål til forløbet eller har brug for, at vi kommunikerer med dig på en anden måde, kan du svare på denne mail, så ser vores rekrutteringsteam på din henvendelse.”
Den nye version gør det klart, at mennesker står bag beslutningen, og giver en kontaktvej, der kan bruges. Den påstår ikke, at processen var retfærdig, lovlig eller fejlfri.
Tjekliste før afsendelse
- En ansvarlig person har valgt status Afvist efter at have vurderet den relevante dokumentation.
- Beslutningsnotatet angiver krav, tvivl, udfald, ansvarlig og tidspunkt.
- Kandidatens navn, mailadresse, stilling, trin og mailens sprog er korrekte.
- Emne og brødtekst siger udfaldet klart og respektfuldt.
- Eventuel feedback er jobrelevant, gennemgået, kan underbygges og stemmer med den interne dokumentation.
- Beskeden indeholder ingen AI-score, intet om forhold, der er beskyttet mod forskelsbehandling, fx alder, køn eller handicap, ingen formodninger og ingen unødvendige personoplysninger.
- Der er navngivne ansvarlige for svar, feedback, databeskyttelse og ønsker om tilpasning.
- Afsender- og svaradressen er sat korrekt op, og nogen læser de mails, der kommer ind.
- En ansvarlig person har kontrolleret den endelige forhåndsvisning, før afsendelsen bekræftes.
- Der er en ansvarlig for returmails, spamklager og svar.
Skilltage-vejledning og produktgrænse
Skilltage-vejledning: Kræv, at en person, der vurderer ansøgningen, vælger status Afvist, før en afslagsmail kan forberedes. Skilltage udfylder organisationens afslagsskabelon på det sprog, der er valgt for rekrutteringssagen, viser emne og brødtekst i en forhåndsvisning og sender først, når en bruger, der er logget ind, har bekræftet. Systemet gemmer kun et minimum af metadata om den sendte mail. Når mailen sendes via Skilltages SES-forbindelse, kan oversigten under Interaktioner også vise levering, returmail eller spamklage. Mails, der sendes via organisationens egen SMTP-server, giver ikke de samme hændelser fra udbyderen.
Arbejdsgangen holder kommunikationen under recruiterens kontrol. Den validerer ikke ansættelsesbeslutningen, garanterer ikke levering, beviser ikke, at kandidaten har modtaget eller forstået beskeden, og dokumenterer ikke, at reglerne er overholdt. Gennemgå skabelonerne, når rekrutteringsprocessen, markedet, afsenderopsætningen eller kandidaternes kontaktvej ændres.
Næste skridt
Tag jeres nuværende afslagsskabelon, og markér, om hver sætning hører til beslutningsnotatet, beskeden til kandidaten, den interne note eller systemloggen. Slet de sætninger, som ingen har ansvaret for, eller som ikke kan underbygges. Sammenhold derefter den menneskelige beslutning med grænsen for screening baseret på dokumentation, og tjek, at forløbet for kandidaterne lever op til rammen for gennemsigtighed over for kandidater.