Dlaczego zamknięcie procesu jest użyteczną granicą
Po obsadzeniu lub anulowaniu roli zespół powinien oznaczyć proces jako zamknięty. Bez tego początek okresu retencji jest niejasny, a pliki pozostają „na wszelki wypadek”. Zamknięcie sygnalizuje koniec aktywnej pracy i potrzebę sprawdzenia, co nadal jest potrzebne.
RODO wymaga przechowywania danych nie dłużej, niż jest to konieczne do celu. Właściwy okres zależy od okoliczności. To wskazówka operacyjna, nie porada prawna ani uniwersalny termin.
Trzy decyzje przed zamknięciem
- Czy cel rekrutacji się zakończył? Zapisz, czy rola została obsadzona, wstrzymana czy anulowana.
- Jakie dowody są nadal potrzebne? Oddziel dokumenty kandydata, dane parsowania, oceny i notatki od briefu i danych operacyjnych.
- Jakie instrukcje obowiązują? Sprawdź instrukcje klienta i proces prywatności; nie twórz wyjątku bez eskalacji.
Jak działa rutyna Skilltage
Wskazówka Skilltage: przy przejściu procesu do closed backend zapisuje closed_at. Cotygodniowe czyszczenie wybiera procesy zamknięte co najmniej sześć miesięcy. Najpierw usuwa pliki CV z magazynu, potem wiersze dokumentów i kandydatów; dane CV, oceny, status przeglądu, szkice i potwierdzenia interakcji znikają wraz z nimi. Sam proces, brief i szkice ogłoszenia pozostają.
Ponowne otwarcie przed czyszczeniem zeruje datę. Rutyna opiera się na zamknięciu procesu, nie na dacie decyzji wobec kandydata. Sześć miesięcy to ustawienie produktu, nie obietnica prawidłowego terminu dla każdej organizacji.
Przykład i lista kontrolna
Po zakończeniu naboru 15 sierpnia właściciel zamyka proces z powodem „rola obsadzona”. Po sprawdzeniu instrukcji klienta okno sześciu miesięcy liczy się od tej daty. Brief pozostaje w historii operacyjnej, a dowody kandydata są przeznaczone do czyszczenia.
- Wynik i powód są zapisane.
- Nie ma otwartej rozmowy, dostosowania ani zatwierdzonego działania.
- Sprawdzono instrukcje i ścieżkę eskalacji.
- Dowody kandydata oddzielono od briefu i danych procesu.
- Zespół wie, że czyszczenie jest cotygodniowe, a nie natychmiastowe.
Granice i kolejny krok
Okres może zależeć od kraju, roli, instrukcji klienta i sporu. Tekst nie tworzy legal hold ani konfigurowalnego wyjątku. Organizacja odpowiada za podstawę prawną, informacje, dostosowania i decyzję końcową.
Na najbliższym podsumowaniu zamknij jeden zakończony proces i porównaj granicę z polityką prywatności. Przeczytaj przewodnik o przeglądzie CV opartym na dowodach oraz listę pytań do dostawcy narzędzia AI.
Powiązane materiały
Zobacz też brak dowodu nie jest dowodem braku.