Waarom dossierafsluiting een nuttige grens is
Wanneer een functie is ingevuld of geannuleerd, markeert het team het wervingsdossier als gesloten. Anders blijft het begin van de bewaartermijn onduidelijk en blijven bestanden “voor de zekerheid” staan. Sluiten markeert het einde van actief werk en start een controle van wat nog nodig is.
De AVG vereist dat gegevens niet langer worden bewaard dan nodig is voor het doel. De juiste periode hangt af van de context. Dit is operationele guidance, geen juridisch advies of universele termijn.
Drie beslissingen vóór sluiting
- Is het wervingsdoel afgerond? Noteer of de rol is ingevuld, gepauzeerd of geannuleerd.
- Welk bewijs is nog nodig? Scheid kandidaatdocumenten, parsing, evaluaties en notities van de vacaturebrief en operationele gegevens.
- Welke instructies gelden? Controleer klantinstructies en het privacyproces; escaleer twijfel in plaats van een uitzondering te verzinnen.
Zo werkt de Skilltage-routine
Skilltage guidance: wanneer een dossier naar closed gaat, legt de backend closed_at vast. De wekelijkse opschoning selecteert dossiers die minstens zes maanden gesloten zijn. Geüploade CV's worden eerst uit opslag verwijderd, daarna worden kandidaat- en documentrecords verwijderd; parsed CV-data, evaluaties, reviewstatus, concepten en interactiebevestigingen volgen. Het wervingsdossier, de vacaturebrief en vacatureconcepten blijven bestaan.
Wordt een dossier vóór de opschoning heropend, dan wordt de sluitingsdatum gewist. De routine is gekoppeld aan dossierafsluiting, niet aan de beslisdatum voor een kandidaat. Zes maanden is een productinstelling, geen belofte voor elke organisatie.
Voorbeeld en checklist
Na een aanstelling op 15 augustus sluit de eigenaar het dossier met reden “functie ingevuld”. Na controle van instructies wordt het zesmaandsvenster vanaf die datum gemeten. De vacaturebrief blijft voor operationele historie; kandidaatbewijs staat gepland voor opschoning.
- Uitkomst en reden zijn vastgelegd.
- Er staat geen gesprek, aanpassing of goedgekeurde opvolging open.
- Instructies en escalatieroute zijn gecontroleerd.
- Kandidaatbewijs is gescheiden van brief en dossierdata.
- Het team weet dat de opschoning wekelijks gebeurt, niet exact op de verjaardag.
Grenzen en volgende stap
Termijnen kunnen verschillen per land, rol, klantinstructie en geschil. Dit artikel creëert geen legal hold of klantconfigureerbare uitzondering. De organisatie blijft verantwoordelijk voor grondslag, informatie, aanpassingen en het eindoordeel.
Sluit tijdens de volgende terugblik één afgerond dossier bewust en vergelijk de grens met privacytekst en instructies. Lees de gids voor evidence-based CV-beoordeling en de checklist voor AI-recruitmenttools.