Waarom het sluiten van een vacature een nuttige grens is
Recruitmentteams weten meestal precies wanneer een vacature is vervuld of ingetrokken, maar in het systeem blijft de vacature vaak openstaan. Daardoor is onduidelijk wanneer de bewaartermijn begint te lopen, en blijven sollicitatiegegevens “voor de zekerheid” bewaard. Het sluiten van de vacature is een praktische grens: het actieve wervingswerk is afgerond en het is tijd om te beoordelen wat nog bewaard moet blijven.
De AVG vereist dat persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan nodig is voor het doel, en erkent tegelijk dat de juiste termijn van de context afhangt. Deze gids is een praktische checklist, geen universele wettelijke bewaartermijn en geen juridisch advies.
Hoe zes maanden zich verhoudt tot nationale richtsnoeren
Toezichthouders passen de regel "niet langer bewaren dan nodig" verschillend toe op sollicitanten die de baan niet kregen:
- De Autoriteit Persoonsgegevens noemt het gebruikelijk om hun gegevens uiterlijk vier weken na afloop van de sollicitatieprocedure te verwijderen, of maximaal een jaar met toestemming van de sollicitant.
- De Poolse toezichthouder raadt in de UODO-handleiding voor werkgevers aan de gegevens van een afgewezen kandidaat direct na afloop van de werving te verwijderen, tenzij de kandidaat toestemming geeft voor toekomstige procedures. Een uitspraak van de Poolse hoogste bestuursrechter uit 2024 stond echter bewaren tot drie jaar toe om claims te kunnen weerleggen, dus de praktijk is niet eenduidig.
- Het Deense Datatilsynet heeft termijnen van zes maanden tot drie jaar geaccepteerd als een werkgever het wervingsproces moet kunnen documenteren.
De opschoning na zes maanden in het product is dus langer dan het uitgangspunt van de Nederlandse en de Poolse toezichthouder. Geldt voor jou een kortere termijn, verwijder de kandidaten of de hele vacature dan zelf in Skilltage, en zie de geplande opschoning als vangnet, niet als je bewaarbeleid.
Drie beslissingen vóór het sluiten
- Is het doel van de werving bereikt? Leg vast of de vacature is vervuld, gepauzeerd, ingetrokken of vervangen door een andere. Sluit een vacature niet alleen om de termijn te laten ingaan terwijl er nog gesprekken of een goedgekeurde vervolgstap lopen.
- Welke gegevens zijn nog nodig? Scheid sollicitatiedocumenten, uitgelezen cv-gegevens, beoordelingen, beoordelingsstatus en concepten enerzijds van de jobbrief, notities bij de vacature en andere operationele gegevens anderzijds.
- Welke instructies en beperkingen gelden? Controleer de gedocumenteerde bewaarinstructies van je organisatie, het privacyproces en eventuele lokale eisen voor archivering of geschillen. Escaleer twijfel in plaats van zelf een uitzondering te bedenken.
Zo werkt de opschoning in Skilltage na het sluiten van een vacature
Skilltage-advies: zodra een vacature voor het eerst de status Gesloten krijgt, legt Skilltage de sluitingsdatum vast. Een wekelijkse opschoning selecteert vacatures die minstens zes maanden gesloten zijn. Per vacature worden de opnames van video-interviews en de welkomstvideo's, de interactiegeschiedenis en de geüploade sollicitatiedocumenten verwijderd. Documenten worden uit de bestandsopslag verwijderd voordat de kandidaat- en documentrecords worden verwijderd; uitgelezen cv-gegevens, beoordelingen, beoordelingsstatus, conceptacties en bevestigingen van interacties met kandidaten verdwijnen daarbij ook. Als al deze stappen slagen, verwijdert de opschoning ook het logboek van handelingen door mensen en AI binnen de vacature. De vacature zelf, de jobbrief en de concepten van de vacaturetekst blijven bestaan.
Los van het sluiten verwijdert dezelfde wekelijkse run uitnodigingen voor een video-interview die meer dan 30 dagen geleden zijn geannuleerd of waarvan de deadline toen al was verstreken, inclusief de opnames, en ruimt hij welkomstvideo's op die niet meer worden gebruikt.
Wordt de vacature vóór de opschoning heropend, dan vervalt de sluitingsdatum. De routine gaat uit van het sluiten van de vacature, niet van de datum van het besluit over een individuele kandidaat. Het is een maatregel in het product, geen belofte dat de wettelijke bewaartermijn voor elke organisatie zes maanden is.
Voorbeeld: een vervulde vacature sluiten
Het team vervult de vacature “Teamleider onderhoud” op 12 augustus. Gesprekken en communicatie met kandidaten zijn afgerond, dus de verantwoordelijke recruiter sluit de vacature op 15 augustus met als reden “vacature vervuld”. Het team controleert of een gedocumenteerde instructie eerdere verwijdering of een aparte vastlegging vereist. Zo niet, dan loopt de termijn van zes maanden in het product vanaf 15 augustus. De jobbrief blijft beschikbaar als operationele historie; de sollicitatiegegevens staan gepland voor opschoning.
Checklist voor het sluiten van een vacature
- De uitkomst van de vacature en de reden van sluiting zijn vastgelegd.
- Er staat geen gesprek, aanpassing voor een kandidaat, kandidaatcommunicatie of goedgekeurde beoordeling meer open.
- Gedocumenteerde bewaarinstructies en escalatieroutes voor privacyvragen zijn gecontroleerd.
- Sollicitatiegegevens zijn gescheiden van de jobbrief en de vacaturegegevens.
- De sluitingsdatum is zichtbaar voor het team en de vacature kan worden heropend als het werk wordt hervat.
- Het team weet dat de opschoning wekelijks draait en dus niet per se plaatsvindt op de dag waarop de zes maanden verstreken zijn.
- Als de geldende termijn korter is dan zes maanden, worden kandidaatgegevens handmatig verwijderd in plaats van te wachten op de geplande opschoning.
- Mislukte verwijderingen en ongebruikelijke verzoeken worden geëscaleerd; herstel verwijderde sollicitatiegegevens niet vanuit exports.
Grenzen en verantwoordelijkheden
Bewaarregels kunnen verschillen per land, functie, gedocumenteerde instructie, lopend geschil of lopende klacht en de verantwoordelijkheden van de organisatie als verwerkingsverantwoordelijke. Dit artikel beslist niet over die vragen, legt geen bewaarplicht vanwege een geschil op (legal hold) en biedt geen bewaartermijn die de klant zelf kan aanpassen. De huidige routine van Skilltage verwijdert de vacature en de concepten van jobbrief en vacaturetekst niet, en gebruikt de datum van het besluit over een kandidaat niet als startpunt. Controleer de geldende privacyverklaring, verwerkersovereenkomst en het interne beleid voordat je kandidaten een bewaartermijn noemt.
Skilltage-advies
Skilltage is ontworpen voor B2B-wervingsprocessen die aansluiten bij de AVG, waarbij de klant verwerkingsverantwoordelijke is en Skilltage verwerker. Daarbij horen AI-ondersteuning die door mensen wordt beoordeeld, mogelijkheden om gegevens te verwijderen en opschoning van sollicitatiegegevens na het sluiten van een vacature. Het product helpt de grens expliciet te maken; de organisatie blijft verantwoordelijk voor haar grondslag, instructies, privacyverklaring, aanpassingen voor kandidaten en eindbeslissingen.
Volgende stap
Sluit bij de volgende evaluatie van een wervingsprocedure één afgeronde vacature bewust af en leg de drie beslissingen hierboven vast. Vergelijk daarna wat er wordt verwijderd met je privacyverklaring en de gedocumenteerde instructies. Lees voor de beoordelingspraktijk die aan de opschoning vooraf hoort te gaan de gids voor cv-screening op basis van bewijs.
Verder lezen
Gebruik de gids over ontbrekende informatie in het cv om te voorkomen dat onopgehelderde punten een niet-vastgelegde afwijzingsreden worden, en de checklist voor het beoordelen van AI-recruitmenttools om leveranciers te vragen waar verwijderen en bewaren werkelijk gebeurt.